Gouvernance des données
Confidentialité & Secret des Affaires
La présente politique décrit le traitement des informations confiées à e-META LABS dans le cadre de ses services de diagnostic et d'audit décisionnels. Elle s'adresse notamment aux entreprises, institutions publiques, ministères, comités de direction et fonds d'investissement. Elle complète le mandat ou les conditions particulières convenues avec le client ; en cas de divergence, les dispositions impératives applicables et le document contractuel signé prévalent.
1. Responsable et rôles dans le traitement
Pour les données de contact, de facturation et de relation commerciale, le responsable du traitement est e-META LABS SASU, joignable à contact@e-metalabs.com. Pour les données opérationnelles contenues dans un dossier fourni par un client professionnel, le client détermine normalement les finalités et moyens essentiels du traitement et agit en qualité de responsable ; e-META LABS intervient dans la mesure nécessaire comme prestataire ou sous-traitant, sur instruction documentée et conformément au mandat. La qualification doit être confirmée selon les opérations réellement confiées.
Les données demandées peuvent inclure l'identité et les coordonnées professionnelles des interlocuteurs, le nom de l'entité, le secteur d'activité, les enjeux décrits, des indicateurs financiers ou opérationnels et, si le client choisit d'en transmettre, des pièces justificatives. Le client est invité à exclure les données personnelles sans rapport avec le mandat, les identifiants d'accès, les secrets d'authentification et toute information qu'il n'est pas autorisé à communiquer.
2. Finalités et fondements
- recevoir, qualifier et administrer les demandes de diagnostic ou d'audit ;
- analyser le contexte et produire les livrables expressément convenus ;
- assurer le suivi du mandat, transmettre les restitutions et répondre aux demandes du client ;
- établir, vérifier et conserver les éléments nécessaires à la facturation, à la sécurité et à la défense des droits ;
- calculer, lorsque le mandat le prévoit, une empreinte cryptographique et organiser son horodatage probatoire.
Le traitement repose, selon le contexte, sur l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, les obligations légales applicables, l'intérêt légitime à sécuriser et gérer la relation professionnelle, ou le consentement lorsqu'il est juridiquement requis. Le client demeure responsable de disposer d'un fondement valable pour les données de tiers qu'il transmet.
3. Secret des affaires et confidentialité B2B
Les informations non publiques relatives à la stratégie, aux procédés, aux finances, aux clients, aux fournisseurs, aux risques, aux actifs ou à l'organisation du client sont traitées comme confidentielles lorsqu'elles sont identifiées comme telles ou qu'elles doivent raisonnablement être comprises comme telles. Elles ne sont utilisées que pour instruire et exécuter le mandat, administrer le service, satisfaire une obligation légale ou protéger les droits concernés.
L'accès est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour le service et qui sont tenues à des obligations de confidentialité appropriées. Une communication peut intervenir auprès d'un sous-traitant technique strictement nécessaire, d'un conseil soumis au secret professionnel ou d'une autorité compétente lorsque la loi l'exige. Lorsque la loi le permet, le client est informé d'une demande contraignante portant sur ses informations. Ces engagements ne couvrent pas les informations déjà publiques sans faute du destinataire, reçues licitement d'un tiers ou dont la divulgation est légalement requise.
4. Intelligence artificielle et données des mandats
e-META LABS s'interdit d'utiliser ou de réinjecter les données identifiables ou confidentielles reçues au titre d'un mandat dans les jeux de données d'entraînement ou d'amélioration de modèles publics d'intelligence artificielle de tiers. Elle n'autorise pas ses prestataires à utiliser ces données à cette fin dans le cadre du mandat. Un outil technique ou un prestataire peut traiter les données uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution du service, sous des obligations contractuelles compatibles avec la confidentialité et avec des réglages de non-réutilisation lorsque le service les propose.
Le client est informé que la mise en œuvre concrète dépend des outils effectivement activés pour son mandat. Les traitements externalisés, leurs lieux de traitement et les garanties applicables doivent être précisés dans le contrat de sous-traitance ou les conditions particulières lorsque la réglementation l'exige.
5. Intégrité, SHA-256 et OpenTimestamps
Lorsqu'un scellement est inclus dans le palier commandé, une empreinte SHA-256 peut être calculée à partir du dossier ou des éléments désignés dans le mandat. L'empreinte est une valeur dérivée utilisée pour comparer l'intégrité d'un contenu ultérieurement présenté. Elle ne révèle normalement pas le document original, mais elle peut rester rattachable à un dossier si elle est conservée avec sa référence.
Si l'horodatage OpenTimestamps est effectivement exécuté, les données techniques nécessaires à la preuve d'antériorité sont soumises au protocole concerné. L'horodatage et un éventuel ancrage Bitcoin ne constituent ni une validation du contenu, ni une certification de sa véracité, ni une garantie de confidentialité absolue d'une empreinte. Le contenu du document n'est pas publié par le seul fait de l'ancrage de son empreinte. Les données personnelles et les secrets d'affaires ne doivent pas être insérés dans les champs publics d'une transaction.
6. Destinataires et transferts
Selon le service effectivement utilisé pour le mandat, les destinataires techniques peuvent comprendre GitHub Pages pour la publication du site, OVHcloud pour l'hébergement cloud, OpenAI ou Google Cloud pour certains traitements d'intelligence artificielle, Meta pour la transmission par WhatsApp Business, ainsi que Paddle ou PayTech pour le paiement. Tous ces prestataires ne reçoivent pas nécessairement les mêmes données : chaque transmission doit être limitée à ce qui est nécessaire à la fonction concernée. Paddle peut agir comme revendeur légal pour les commandes internationales traitées par Paddle.com Market Ltd ; PayTech traite les paiements Mobile Money dans l'espace UEMOA selon le parcours proposé. Les prestataires peuvent traiter certaines données pour assurer leurs propres obligations de sécurité, de facturation ou de conformité, dans les limites de leurs conditions applicables.
Une communication à un tiers pour sa propre prospection ou à des fins étrangères au mandat n'est pas prévue par e-META LABS. Le client peut demander les informations disponibles sur les prestataires, leurs rôles et les lieux de traitement associés à son mandat auprès de contact@e-metalabs.com. Tout transfert international de données personnelles doit être encadré par les mécanismes et garanties requis par la législation applicable au traitement concerné ; les conditions et garanties propres aux prestataires concernés s'appliquent également.
7. Durées de conservation et suppression
Les données opérationnelles d'un dossier sont conservées pendant la durée nécessaire à son exécution et à la restitution. La cible de suppression ou d'anonymisation des contenus de mandat est de 30 jours après la clôture du dossier, sous réserve des délais techniques d'expiration des sauvegardes et des exceptions précisées ci-dessous. Les données de facturation, pièces probatoires et correspondances peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi, la comptabilité, la prévention des litiges ou la défense de droits l'exige.
Une empreinte cryptographique et sa référence peuvent être conservées séparément pour vérifier l'intégrité d'un livrable ou document. Les journaux de sécurité et copies de sauvegarde sont supprimés ou écrasés selon leur cycle technique documenté. À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou rendues non identifiantes lorsqu'une suppression immédiate n'est pas techniquement ou juridiquement possible.
8. Sécurité et gestion des incidents
Des mesures proportionnées sont mises en œuvre pour contrôler les accès, protéger les transmissions et limiter l'exposition des dossiers. Le client protège ses propres comptes et canaux de communication et signale sans délai toute divulgation suspectée. En cas d'incident affectant des données personnelles, les parties coopèrent afin d'évaluer les risques, prendre les mesures nécessaires et effectuer les notifications requises par la loi applicable.
9. Droits et demandes
Les personnes concernées peuvent exercer les droits prévus par le droit qui leur est applicable, notamment demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation ou s'opposer à certains traitements, sous réserve des exceptions légales. Les demandes concernant un dossier client peuvent être adressées à contact@e-metalabs.com. Pour protéger les intérêts du client et les données d'autrui, une vérification raisonnable de l'identité et de l'autorité du demandeur peut être requise. Lorsqu'e-META LABS agit comme sous-traitant, la demande est relayée au responsable du traitement et traitée selon ses instructions.
10. Contact et évolution
Pour une question relative à la confidentialité, au secret des affaires ou à la sécurité d'un mandat, écrivez à support@e-metalabs.com. Pour toute demande relative aux données personnelles, utilisez contact@e-metalabs.com. La présente politique peut être mise à jour pour refléter une évolution des services ou des obligations applicables ; la version communiquée au client lors de la commande demeure celle de référence pour le traitement concerné, sous réserve des règles impératives.